Sposób przyjmowania i załatwiania spraw
Forma pisemna – wszystkie pisma od instytucji, najemców i właścicieli lokali przychodzące drogą pocztową są rejestrowane w książce korespondencyjnej, a następnie kierowane w poczcie do Dyrektora ZUK, gdzie rozdzielane są w ramach obowiązującej w jednostce kompetencji ich załatwiania.
Forma ustna – interesanci przyjmowani przez Dyrektora ZUK – sprawy są rejestrowane i przekazywane do załatwienia w określonym terminie w/g kompetencji.
Interesanci przyjmowani są przez pracowników poszczególnych komórek, zgodnie z zakresem obowiązków.
Udzielanie informacji oraz załatwianie spraw interesantów następuje w terminach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego
Art. 35.§ 1. Organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki.
§ 2. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ.
§ 3. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.
§ 4. Przepisy szczególne mogą określać inne terminy niż określone w § 3.
§ 5. Do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.
Zakład prowadzi:
- Rejestr korespondencji przychodzącej i wychodzącej ( książka korespondencyjna)
- Rejestr skarg i wniosków
- Rejestr akt osobowych
- Rejestr zgłoszeń i awarii
- Ewidencja wyjść służbowych i prywatnych
- Rejestr używanych pieczęci
- Ewidencja druków ścisłego zarachowania
- Rejestr zarządzeń
- Rejestr zawartych umów
Udostępnienie danych zawartych w w/w dokumentach odbywa się zgodnie z Ustawą o dostępie do informacji publicznej.
W Zakładzie udostępniany jest nieodpłatnie wgląd w następujące dokumenty:
- rejestry umów;
- rejestr awarii;
- rejestr skargi wniosków;
- rejestr zamówień publicznych.